Undskyld mig, men forleden var der i Berlingske en dødssyg, fjollet artikel om, at nu må danskerne tage sig sammen og komme til tiden, når et møde går i gang. Der var mange banale råd om, at man fx kunne melde afbud, for man kunne godt undværes (det er jo det store problem og en af driveren bag dette blogindlægs pointer – jeg kan da aldrig undværes i et møde, som jeg deltager i, for hvorfor skulle jeg så være med?) , eller bare skulle komme til tiden ved bl.a. at booke sin kalender op med færre møder.
Se, alt det er jo i den store sammenhæng ganske ligegyldigt, når vi hellere burde diskutere en meget vigtigere agenda: Hvorfor skal vi holde alle de møder og hvem skal med? Hvorfor skal et møde som minimum bookes til at vare en time (eller mere)? Hvorfor afholdes de fleste møder på en sjusket, langtrukken og udisciplineret måde, altså på den der søvndyssende, træge måde uden klar gennemførsel? Ja, det er interessant! Det er ikke interessant at stå skoleret til det ene mere ligegyldige møde efter det andet. Og det er netop det, som dette indlæg handler om. Hvordan mødekulturen står for fald, og hvorfor vi alle skal tage os sammen, når vi går ind i både både offline- og onlinemøder.
Det jeg har lært af at afholde tusindvis af møder (fysisk og online)
Jeg er et af de mennesker, hvis arbejdstid på kontoret primært består i at afholde møder. Jeg holder så mange møder, at mit enekontor er blevet perfekt indrettet til formålet. Jeg har således ikke et traditionelt skrivebord, nej, jeg har ét stort seks-personers mødebord med bløde, komfortable stole – ikke fordi folk skal tro, at de skal sidde der særligt længe ad gangen, men fordi jeg selv sidder dér hele dagen. Dét er min arbejdsplads. Det, man lærer af at holde mange møder, er bl.a. otte følgende ting:
- at de skal være effektive og have et klart formål og klare forventninger
- at de skal være handlingsorienterede med klare efterfølgende action-punkter
- at kun relevante personer med et specifikt formål skal deltage (og vide, hvad der forventes af dem)
- at længden af mødet ikke er vigtig – det er derimod det, der bliver sagt, og hvordan det bliver kommunikeret
- at folk, som deltager i mødet skal kende det specifikke formål
- at møder skal indkaldes med en varighed på 15 minutter, og at det er god pli at slutte et møde før tid, hvis formålet er opfyldt (som alle i mødet kan holde de andre deltagere op på)
- at det sjældent er så vigtigt, at alle er med fra starten, og at trænede mødedeltagere blot tilpasser sig situationen
- at information, som forud kan gives på skrift, er delt med deltagerne inden et møde (og mødet ikke bliver triviel gennemgang af information, der egner sig til at blive formidlet på skrift)
Jeg kunne blive ved, men pointen er egentlig mere generel end specifik. Møder kræver disciplin at deltage i og afholde, så hvis alle fulgte dette mindset, ville der være mindre spildtid og rigtig meget energi at spare i virksomhederne. I stedet for at være opslugt af at komme til alle møder til tiden, så fokuser hellere på ovenstående – afkastet bliver langt højere for alle. Så kan du gå op i at komme til tiden til tante Odas 80 års-fødselsdag i stedet.
