Udlægshåndtering
Der findes ikke en virksomhed, hvor der ikke opstår en situation, hvor en medarbejder skal købe et produkt eller en service på vegne af virksomheden i en situation, hvor man ikke bare får en faktura. Det kan være alt fra en taxatur efter en masse, et restaurantbesøg med en kunde eller et keyboard, som går i stykker, hvorefter man som medarbejder selv må lægge ud.
Problemet med udlægshåndtering er imidlertid, at det er superbesværligt for alle: Både for medarbejderen, som aldrig ved, hvornår hun får sine penge retur, for chefen som intet overblik har med, hvilke ting, der købes ind til virksomheden og så bogholderen, som kan bruge oceaner af tid på at stampe krøllede kvitteringer op eller helt må opgive at finde dem. Udlægshåndtering er en ”pain” for de fleste, og derfor har vi i Wolfpack, sat det på en brugervenlig formel, sådan så alle i ligningen får en god oplevelse.
Udlægshåndtering for medarbejdere
Da det er medarbejderen, som har lagt penge ud på vegne af virksomheden, er det også her, der for det fleste opstår en irritation og en udfordring. Medarbejderen aner ikke, hvornår pengene kommer retur til deres private konto eller om de overhovedet gør det. Derfor er det centralt, at udlægshåndtering for medarbejdere ikke sker på deres bekostning. Man må sikre sig, at de ingen smerter mærker ved at lægge ud. Det kan man ved at gøre følgende:
– Sørge for at det kun er i begrænset tid, pengene er ude og ”svømme”
– At medarbejderen får forvished om, hvornår pengene er retur
– At medarbejderen ikke holdes i hånden fra købet er gennemført til pengene atter står på medarbejderens konto
Alle disse tre ting, er noget, som er centralt i appen ”Wolfpack”.
Udlægshåndtering for chefen
Udlægshåndtering er noget, som chefen siden tidernes morgen ikke har været begejstret for, så han har i stedet lagt ud med sit firmakort. Problemet har været så stort, at chefen også har lånt sit private firmakort ud til højre og venstre, trods det i sig selv både er forkert, men også superrisikabelt. Chefen er bedre tjent med en løsning, hvor medarbejderne lægger ud, når behovet opstår, og chefen kan få et ganske fint overblik og kontrol over, hvad der løbende købes ind.
– Fuldt overblik over alle udlæg
– Mulighed for at gennemskue nye købsmønstre
– Tryghed i, at medarbejderne forbliver produktive og ikke bremses, hvis et akut behov for at købe ting på vegne af virksomheden, opstår
Udlægshåndtering for bogholder og revisor
Det er aldrig sjovt at være bogholder, hvis et bilag mangler eller en transaktion er foretaget, men ingen aner, hvem som står bag. Derfor skal bilagshåndtering sættes i et bedre system, hvor regnskabsprogrammet ikke er det mest oplagte sted at starte. Først skal bilaget opstå ude blandt medarbejderne og først efter chefen har godkendt det, giver det mening, at udlægget ender i regnskabsprogrammet.
