Den moderne kontorindretning for startups og iværksættere med kulturen i fokus

 

I dag er mit blogindlæg målrettet virksomheder, som har deres egne kontorlokaler, hvor de har mulighed for at præge indretningen. I forbindelse med en større rundvisning af Bobby Thygesen fra SmartWeb blev jeg i den grad inspireret. Jeg har selv gået op i kontorindretning, så når jeg ser andre gå lige så meget op i det, bliver jeg helt glad!

Det er SÅ vigtigt, at ens virksomhed er andet end blot et skrivebord og en arbejdsstation – det er der, hvor du er det meste af din tid, så det skal spille og være inspirerende at komme på arbejde.

Jeg gav selv en rundvisning i Billys københavnerkontor i sommer på Startupsite, men her får du en rundvisning fra det jyske af Bobby. Bobby er 34 år gammel og stiftede SmarWeb i 2005 sammen med Rasmus. SmartWeb er en agil virksomhed med passion for E-handel. På deres hjemmeside www.smartweb.dk kan du oprette en webshop på få minutter og være i gang i løbet af no time!

Bobby Thygesen siger:

“Foruden at levere den bedste service til vores kunder er én af de ting, vi går mest op i, at det skal være fedt at gå på arbejde. Det er et tema, vi har arbejdet på siden starten, og det indeholder efterhånden rigtig mange aspekter – en lille del af dette er indretningen og funktionerne på vores kontor”.

Han arbejder med 3 grundpiller (inspireret af en TED-talk):

Autonomy (frihed/ansvar), Mastery (det at være mester til noget) og Purpose (det at gøre en forskel – at have et formål). Lige fra starten har Bobby og hans team holdt fast i iværksætterånden, og de har i dag en meget flad organisation, hvor den enkelte får stor mulighed for at bidrage aktivt med idéer og kompetencer. De har formået at skabe en god kultur, hvor alle husker at sige godmorgen, når de møder ind, og tak for i dag, når de går hjem.

Hermed en rundvisning med masser af billeder og inspiration, fortalt af Bobby selv:

Brief

Vi starter hver eneste arbejdsdag kl. 8.30 med et stå op-møde. Vi har hver især 30-60 sekunder til at fortælle, hvad dagens program er.

Det gør vi, fordi:

–  Det er en god mulighed for at kigge hinanden i øjnene. Vi kigger meget ind i en skærm, og dette giver god kontakt.

–  Det er et levn fra gamle dage, hvor vi kunne aftale ”det hele” på morgenmødet (inden vi fik dedikerede teams).

–  Det er ultraeffektivt til at koordinere på overordnet niveau: ”Jeg er her ikke i morgen”, ”jeg har brug for assistance, da jeg har mange opgaver”, ”alt kører, som det skal”.

–  Det tager som regel kun 10 min., og så er dagen startet godt

Vi holder vores morgenbriefing i et mødelokale, der er indrettet til korte møder: Høje stole/borde og ikke nok stole gør, at folk står op. Ingen grund til at sætte sig mageligt til rette. Vi skal videre om lidt!

Caféen

Vi kalder vores kantine for Caféen. Det gør vi ikke, fordi vi er smarte i en fart, men for at underbygge en stemning af, at det er ligesom at tage en tur på Strøget – væk fra det hele – i frokostpausen.

Caféen er et frirum, hvor man kan få sig en kop friskmalet kaffe eller frisk juice (maskinen er på vej), arbejde, som om man sad på Star Bucks, eller bare tage et slag bordfodbold. Vi har indrettet kantinen lidt som en café og prydet væggene med små billeder, der betyder noget for os – vi kalder det vores ”wall” (ja, med hentydning til, at det skulle være en analog udgave af en Facebook wall – vi er vel nørder). På vores ”wall” opsætter vi billeder, som betyder noget for os – noget, vi er stolte af. Fx billeder af en medarbejder, der har jubilæum, en teamdag eller julefrokosten, en fed kundereference, et flot designtema, vi har osv.

Åbne kontorer

 

Da vi underskrev lejekontrakten, var de 400 kvm ét stort lokale – intet depot, intet køkken, ingen hoveddør (kun sideindgang). Dette gav os mulighed for at indrette kontoret, præcis som vi havde forestillet os det.

Vi har åbne kontorer – dog i sektioner (kundeservice, markedsføring, udvikling, administration osv.). Ingen har sit eget kontor – heller ikke Rasmus og jeg. Vi er der, hvor tingene sker, så vi kan hjælpe til.

Til hver arbejdsplads har vi en god skærm (eller flere, hvis man ønsker det), hæve/sænke-borde og gode kontorstole. Vi havde i øvrigt en ergonom ude at fortælle os, hvordan vi skal indstille borde/stole, så vi kan passe på os selv.

Når jeg engang imellem ikke er tilgængelig, bruger jeg mit ”Shh”-skilt, som vi alle har. Det er Karoline, der på eget initiativ har lavet det, og jeg er vildt glad for det. Det er en nem måde at fortælle andre, at jeg har opgaver, som jeg skal være færdig med. Bortset fra det er jeg nærmest altid tilgængelig. Jeg har dog ikke nogen telefon, så man kan ikke ringe til mig, og det er der selvfølgelig mange, der synes er vildt underligt. Det synes jeg nu ikke, jeg har meget dygtige medarbejdere, som kan hjælpe meget bedre, end jeg kan. Hvis jeg skal tale med en samarbejdspartner, aftaler vi et ”telefonmøde”, og det gør automatisk, at tingene bliver bedre planlagt (færre ad hoc-opgaver – det har man altid nok af).

 

De fleste af de billeder, der hænger på vores vægge, er enten værdier eller statements, hvilket er lidt mere aktuelt. En af vores grundværdier er eksempelvis så simpel, at ”Vi holder, hvad vi lover”. Det er så at sige kommet i glas og ramme, så vi hele tiden har fokus på det, der er vigtigt. Det er ligegyldigt, at man har planer om at ændre verden med sit produkt, men er de helt rudimentære forhold ikke i orden, er det ligegyldigt.

 

 

 

Konference

Vi har også et ganske ”old school”-konferencelokale med langbord, projektor og lærred.

Dette lokale bruger vi til interne møder, der kræver, at vi sidder sammen flere mennesker i ”længere tid”, eller når vi eksempelvis holder jobsamtaler.

For at det ikke skal blive alt for kedeligt, har vi Paul Smith-betræk på stolene og fjernbetjening til lys og lærred, så der er bare lidt gadgets. Derudover kan vi åbne ud til Caféen, hvis vi har behov for det.

 

Hotellet

Vi har et stillerum, som vi har indrettet lidt som et hotelværelse eller en ganske alm. dagligstue. Dette rum bruger vi til at holde casual møder med folk, der dropper forbi, medarbejdersamtaler eller andre fortrolige samtaler.

Mødelokalet har en rigtig cozy-feeling, og med panoramaudsigt til New York kan man sidde i ro og mag og tænke de store tanker eller bare arbejde koncentreret. Jeg sidder ofte selv på Hotellet, når jeg skal fordybe mig i opgaver – uden at være med i alt mellem himmel og jord. Det er en slags fælles ”enekontor”, og det er klart et af mine yndlingssteder at arbejde (ikke mindst fordi jeg har fået lov til at lave New York-væggen, som går fra gulv til loft og er næsten 4 meter lang).

Hotellet har derudover en lille plads i hjørnet med støjabsorberende elementer og en mikrofon, som vi bruger, når vi skal lave screencasts/hjælpevideoer til SmartWeb. Vi har også brugt lokalet ifm. med videooptagelser for at få en unik og genkendelig baggrund.

 

Udviklerhulen

 

Vores udviklere sad sammen med os andre i starten, men vi blev hurtigt klogere, og derfor lavede vi ”Udviklerhulen”. Vi sætter utroligt meget pris på vores medarbejdere, og derfor har vi lavet helt unikke regler for udviklerne, da deres arbejdsrytme kræver dyb koncentration i meget lang tid ad gangen.

Hvis det kunne lade sig gøre, ville jeg indrette en nøjagtig kopi af hver udviklers computerrum, så de ikke kunne kende forskel på, om de var hjemme eller på arbejde. Hvorfor tage hjem – der er alt, hvad de skal bruge, her på kontoret (bortset fra småting som familie mv.).

Basic rules i Udviklerhulen:

–  Kvart i-reglen: Kun udviklere må være i udviklerhulen de første 45 min. af hver time. Klokken kvart i må vi andre dødelige komme ind og forstyrre dem.

–   Kritiske problemer overruler selvfølgelig denne regel.

–   De fleste har headset på, når de arbejder – så de kan komme ”in the zone” (der er der, hvor de laver magi).

–   Når vi virkelig giver den gas i udvikling, er der musestille!

–   Ingen møder. Man kan ikke holde møder i Udviklerhulen – så går man ud og bruger ét af de mange andre lokaler.

–   Ingen telefoner. Man kan ikke ringe til en udvikler (hvorfor skulle man kunne det?). De har dog en ”fælles telefon”, hvis de skal ringe ud (men man går selvfølgelig ud af Udviklerhulen).

 

Skoven

Vi har et ”slæng dig-område”, som vi kalder ”Skoven”. Her er der træstubbe, træreoler, jordfarver på væggene, hyggetæppe og sækkestole. Og et højt træ, der næsten ikke kan være der. Det er ikke en af mine personlige favoritter, men jeg ved, at mange af vores medarbejdere bruger området, så på den måde er det jo fint.

 

KPI’er

I hvert team har vi en fladskærm med indbygget WIFI og internetbrowser (ikke særligt dyre i øvrigt). Disse skærme står hele tiden og viser de vigtige nøgletal for teamet.

Derudover har vi sat en Chromecast i hver af dem, så man nemt kan caste noget fra sin egen computer op på skærmen.

KPI-skærmen på billedet her hænger i Udviklerhulen. Ja – de kan tænde en mega funky LED/vægbelysning, hvis de trænger til lidt farver. Der er en fjernbetjening med, så de selv kan vælge farve!

 

En pokal, som medarbejderne giver hinanden som en lille tak for en ekstra god indsats i løbet af ugen.

Facadeskilt

Vores facadeskilt er 4,5 m langt. Det ser rigtig godt ud om aftenen med lys. Billedet her er fra lageret, inden vi fik det leveret.

Mit yndlingscitat er: Hard work beats talent – Det bliver de sidste ord i denne omgang fra Bobby.

 

Tak, fordi du kiggede med!

Mange hilsner
Toke Kruse