Regnskabstrends i 2018 ifølge Toke Kruse: Sådan håndteres bilag, løn og bogføring i fremtiden

Jeg har stiftet Billy, Salary og Bilagscan, som har givet mig adgang til teknologiske tendenser i regnskabsmarkedet, og dem vil jeg gerne dele med branchen i dette blogindlæg. Herunder især revisorer, bogholdere og digitale softwareleverandører. Selv har jeg helt bevidst valgt ikke at brede mig over mange forskellige brancher, men specialiseret mig i et bestemt felt: nemlig digitalt regnskab inden for både bilag, løn og bogføring. Nedenfor har jeg samlet nogle af de tendenser, som jeg ser i branchen, og som jeg håber vil hjælpe regnskabsbranchen med ind i en ny, teknologisk tidsalder.

Foruden at dele min indsigt er mit personlige formål samtidig at række ud til branchen og etablere nye samarbejdspartnere, som også ønsker at være en del af den tekniske udvikling og ultimativt mødes med mig (du kan skrive til mig på toke@bilagscan.dk eller ringe på 51 95 75 15).

Eksklusivt arrangement for bogholdere, revisorer og digitale partnere (igen!)
I øvrigt afholder jeg endnu en gang Fremtidens Regnskab for anden gang. Sidste gang var pladserne udsolgt på 2 uger, hvor 800 deltagere var samlet til eventet, men du allerede nu kan forudbestille en plads nederst i dette blogindlæg.

Generelt

Udviklingen inden for digitalisering af regnskab, herunder bogføring, løn og bilagshåndtering, har været i gang de sidste fem år. Tiden er nu kommet til at automatisere manuelle processer, hvilket vil få store konsekvenser for den traditionelle tankegang, der har hersket i regnskabsbranchen. Er du allerede fuldt opdateret, er det jo kun glædeligt, men er du ikke, er der nogle vigtige tendenser at bide mærke i.

Fx er der flere eksempler på, at årsafslutningen i de mindre virksomheder er blevet automatiseret i en sådan grad, at det kan gøres for under 2.000 kr. Omfanget af menneskelige interaktioner er minimeret, og der er dermed færre penge at tjene per kunde. Vi ser også, at bogføring af bilag sker ved hjælp af machine learning (maskinlæring), hvor store mængder data sikrer en korrekt, hurtig og automatisk bogføring. Nu kan den klassiske bogholder hævde, at teknologien ikke tager helt over, men i stedet for at modsætte sig denne udvikling handler det om at omfavne den og lade sig blive inspireret af nye forretningsmodeller – det er uundgåeligt, at teknologien vil udfordre de traditionelle måder at tjene penge på i regnskabsbranchen. Jo mere der automatiseres, jo flere kunder kan den enkelte bogholder eller revisor håndtere, hvilket vil presse prisen ned. Dermed vil vi de næste par år se en fortsat nedgang i fortjenesten per opgave, ligesom manuelle opgaver helt vil forsvinde. Heri ligger der en stor mulighed for dem, der følger med, for det betyder jo samtidig, at du som bogholder eller revisor kan håndtere flere kunder på samme tid.

Jeg møder bogholdere og revisorer, som er meget ærekære omkring bogføring, hvilket jeg godt forstår, for det er et velanset arbejde. Men min klare anbefaling er, at man spørger nysgerrigt til udviklingen, for vi kommer ikke uden om, at når noget bliver lettere og hurtigere, drives prisen ned, og konkurrencen øges. Bogføring og revision er ikke længere forbeholdt veluddannede bogholdere og revisorer.

Men frygt ikke, for de it-værktøjer, som så småt lanceres, underbygger en naturlig udvikling, og hvis du griber den mulighed, vil der opstå helt nye forretningsgrundlag i regnskabsbranchen. Det er stensikkert.

Den teknologiske udvikling drives af to ting: tid og penge. Jo mere der kan automatiseres, jo hurtigere kan opgaver udføres korrekt, og jo flere penge kan virksomhederne spare. I de følgende afsnit gennemgår jeg de forskellige områder inden for regnskabsbranchen.

Regnskabsprogrammer – hub for al regnskabssoftware

Regnskabsprogrammer var nogle af de første til at gå online eller ligge i ”skyen” (cloud-baserede programmer), og de spiller derfor også en stadig større rolle i den teknologiske udvikling inden for regnskab. Inden for branchen anskuer jeg regnskabsprogrammet som en hub for andre regnskabsservices. Det er fundamentet for en virksomhed, som styres her, hvorfor det er naturligt, at det bliver et samlingspunkt for mange digitale produkter. Her nævner jeg bare nogle få, som allerede er en essentiel del af regnskabsprogrammerne:

– Løn
– Digitalisering af bilag
– Tidsregistrering
– Betalingsløsninger.

Det er langtfra alle regnskabsprogrammer, som har et moderne setup, der er forberedt på denne udvikling, for det kræver et åbent API (integrationsadgang), som er fleksibelt at integrere med. Tag fx Billy, som har sat branchestandarden for, hvordan et regnskabsprogram integrerer med anden regnskabssoftware. E-conomic har også en åben integrationsadgang, men på nuværende tidspunkt er deres platform spredt over to integrationsflader, der gør integrationer unødigt komplicerede og omkostningstunge. Du kan læse om Billys API, hvis du er udvikler af regnskabssoftware.

Netop fordi regnskabsprogrammerne er blevet så centrale i udviklingen, er det også her, revisorer og bogholdere kan finde nye kunder. De fleste kender Agera som lead-kanal for nye kunder, men Billy er også blevet en transaktionsplatform for at henvise revisorer, i takt med at kundemængden har vokset sig tilstrækkeligt stor. Her er forretningsmodellen ”no cure, no pay”. Ønsker du at høre mere om revisorambassadører, kan du kontakte nicolai@billy.dk.

Jeg spår, at regnskabsprogrammer vil fastholde en stærk position i markedet, hvor de allerede nu har vist, at de kan være samlingspunkt for en bred vifte af services, som er værdifulde for kunder, digitale integrationspartnere, revisorer og bogholdere.

Lønprogrammer – de rykker på sig nu

I mere end 20 år har lønadministration online i Danmark været domineret af henholdsvis Danløn og Bluegarden (Dataløn), som har haft markedet for sig selv. Danløn er gået benhårdt efter mindre virksomheder, mens Bluegarden er gået opad i markedet. Først i 2017 begyndte lønprogrammarkedet at røre på sig igen, og jeg spår en udvikling, som vi har set inden for regnskabsprogrammer. Nye spillere kommer til, og de stærkeste overlever, netop som vi så det inden for regnskabsprogrammer, hvor der i dag reelt er tre modne spillere: E-conomic, Dinero og Billy (foruden Uniconta, som også er godt på vej ind på markedet).

Eftersom de eksisterende lønprogrammer er bygget på gamle udviklingsprincipper og software, der går mange år tilbage, har fleksibiliteten været begrænset, og det var derfor også Billy, som med sit hold af udviklere hjalp Bluegarden med at åbne op for integrationer på en mere moderne måde.

Forud for samarbejdet med Bluegarden har jeg personligt haft stor interesse i at udvikle et lønprogram, der er bygget op omkring en moderne forretningsmodel og et brugervenligt design, sådan så bogholdere kan arbejde mere effektivt, mens slutbrugerne, altså virksomhedsejerne og deres medarbejdere, kan håndtere dele af lønadministrationen selv, ligesom en større del kan automatiseres. Det er vi i fuld gang med at rulle ud med Salary, og vi har samtidig åbnet for, at professionelle regnskabsfolk kan få en særlig adgang og rabatter for derved at understøtte den udvikling, at regnskabsfolk skal kunne håndtere flere kunder. Og er du bogholder for de helt små virksomheder, kan du ovenikøbet tilbyde dem helt gratis lønadministration og automatisere en lang række af dine processer, så også du sparer tid.

Workflows

De fleste workflows ønsker at digitalisere de store processer, som er forbundet med, at bilag bliver godkendt og bogført. I takt med at teknologien gør digitalisering af bilag mulig, får workflows-partnere en større og større rolle i det store teknologiske puslespil. Og det er dem, som har fat i kunderne allerede, hvorfor det også bliver dem, der kommer til at præge den vej, markedet går.

Jeg spår, at ikke alt bliver til digitale formater inden for de næste 5-10 år i Danmark og resten af Skandinavien. Og tager man uden for Nordens grænser, går der endnu længere tid. I USA betaler man stadig med checks, og i Sydtyskland kan du ikke betale med kreditkort i almindelige små butikker, som man ellers har kunnet det i Danmark i mange år. Netop fordi der vil gå mange år, før alt bliver digitaliseret, vil vi se, at workflows-virksomheder bliver dybt afhængige af spillere som Bilagscan, for her kan de få digitaliseret de bilag, som ikke er født digitale. Jeg forventer, at ca. 20 % af alle bilag i større virksomheder ikke bliver digitale foreløbig, hvorfor Bilagscan, som afløfter data fra de ikke-digitale bilag, validerer data og overleverer data i digitalt format 100 % korrekt, vil spille en afgørende rolle.

Grundlæggende tror jeg derfor på, at workflows-partnere og Bilagscan vil gå en lysere fremtid i møde, hvis de samarbejder om at komme hen imod en 100 % digital bilagshåndtering. Er du workflow-virksomhed, kan du blive integrationspartner i Bilagscan (LINK). Selvom der går noget tid før alle virksomheder vil se de store gevinster ved at bilag scannes 100 % korrekt, så er det vejen frem – det er jeg ikke i tvivl om. Netop derfor udbyder Bilagscan – som de eneste scanningsvirksomheder – et fleksibelt produkt, hvor du både kan scanne, validere og kontere bilag i en samlet, brugervenlig API-løsning.

Bilagshåndtering

I en tid, hvor teknologien går så stærkt, spår jeg, at netop håndtering af bilag går så stærkt, at vi inden for blot få år slet ikke vil have bogholdere til at bogføre bilag. Alt vil ske digitalt og automatisk. Det betyder ikke, at der slet ikke vil være menneskelige tjek, men blot, at den menneskelige involvering falder til et minimum.

I Bilagscan håndteres alle slags bilagsformater, uanset om det er et billede, en PDF eller en kvittering. Samtidig afløftes de felter fra bilaget, som afsenderen ønsker, ligesom alle data kan valideres, så bogholderen og revisoren ikke behøver at varetage de rutineprægede indtastningsopgaver og tjek.

Mange arbejdsopgaver ændres, når bilag digitaliseres automatisk. Blot for at nævne nogle eksempler, som vender op og ned på livet som regnskabsperson:

– Kontering kan ske automatisk.
– Betalinger kan ske automatisk.
– Mangellister kan sendes ud automatisk.
– Fejlfinding kan automatiseres.
– Fraud og svindel minimeres.

Jo flere bilag som digitaliseres, jo mere sparer virksomhederne, og jo mere viden vil de kunne bruge til at styre virksomheden ud fra. Derfor vil vi i fremtiden også se et pres fra virksomhederne skubbe branchen nedefra, hvis ikke regnskabsbranchen selv bringer fremtidens digitale regnskab ind i virksomhederne. Spørgsmålet bliver derfor ikke, om det digitale regnskab kommer, men hvor hurtigt det kommer, for det går stærkt allerede.

Revisor- og bogholderarbejdet ændrer sig radikalt

Det har i mange år været almindelig praksis, at revisorer har haft fornøjelsen af at udfakturere stribevis af konsulenttimer for at opstille, verificere og beregne virksomhedernes årsregnskaber. Den tid er snart forbi, for teknologien er ved at tage over. Det betyder nye arbejdsopgaver til revisorer og bogholdere og nye måder at gøre det, som man har gjort i årtier. Nogle spår, at revisorer bliver økonomikonsulenter, mens andre spår, at stillingsbetegnelsen helt forsvinder. Jeg tror på en kombination, for dem, som er villige til at rådgive kunder, der ikke har den fornødne regnskabsindsigt, har store muligheder, mens dem, der ikke er villige til at flytte sig, vil se deres opgaver skrumpe ind. Tiderne er ikke, som de har været, vil man høre revisorer sige, og det vil de have ret i. For alene på lovsiden er der sket store ændringer de seneste år, hvor mindre virksomheder ikke har regnskabspligt. Om nogle år vil vi se bankerne foretage en automatisk revision af virksomhederne, hvor man konstant måler deres over- og underperformance med livedata fra de digitale flows.

Bankerne

Hvor mange revisorer og bogholdere har set lyset og taget den store teknologiske forandring til sig, står det værre til med bankerne. De har svært ved at ændre deres forretningsmodel og er pressede af, at den eneste vej ud af den mørke fremtid går gennem at åbne mere op. Først med loven om at åbne for bankkundernes bankposteringer kunne fx regnskabsprogrammerne lettere få direkte dataflow fra banken. Det er ifølge sagens natur yderst smart, da en bankafstemning kan ske live og uden manuelle processer, mens bankudskrifter skal læses ind manuelt – og uden at det kræver et større teknisk setup eller koster en masse penge for især de små virksomheder, som typisk har valgt bankintegrationer helt fra.

I kølvandet på digitaliseringen ser jeg også mange nye digitale produkter spire, for nu er der langt mere information om bankens kunder, sådan så de ved, om de skal låne penge, hvornår det er hensigtsmæssigt at gøre og til hvilken risiko og pris. Her bliver det en god nyhed til virksomhedsejere, for hvis de har en stabil forretning, bliver det lettere at låne penge til gode projekter, da data vil bekræfte långiveren i, at risikoen er minimal i forhold til, hvis vurderingen skal baseres på et årgammelt regnskab, sådan som det foregår i dag for mange små og mellemstore virksomheder. Med andre ord bliver cashflows forbedret for stabile spillere i markedet.

Bagom mine virksomheder Billy, Salary og Bilagscan

Er du nysgerrig efter at høre mere om mine tre virksomheder, får du her et afsnit, der giver dig et overblik over disse tre forretninger.

Jeg ejer 75 % af Billy, som skiller sig ud fra alle øvrige regnskabsprogrammer på markedet, ved at vi har en tung backend-del, som er bygget op omkring vores eget REST API, som gør integrationer og brug af programmet yderst fleksibelt. Billy har vokset sig til en moden spiller over de sidste fem år, blandt andet på grund af brugervenligheden, den lave pris for en høj værdi og ikke mindst den gode integrationsplatform.

Jeg ejer 33 % af Salary, som kom til i år, og de samme principper er de bærende søjler i virksomheden: brugervenlighed, integrationsmuligheder og lav pris sammenlignet med resten af lønprogrammarkedet. Der findes endda en gratismodel som en del af den omfattende pakke for virksomheder med op til 10 medarbejdere.

Jeg ejer lidt over 30 % i Bilagscan, som jeg har investeret penge i siden 2015. Bilagscan digitaliserer bilag på en let og præcis måde sammenlignet med branchestandarden for lignende virksomheder. Igen er brugervenligheden vigtig, men også en forretningsmodel, der imødekommer alle størrelser virksomheder, kommer til at gøre forskellen for mange revisorer, bogholdere og regnskabssoftwareudbydere, herunder workflows-softwareudbydere. Jeg sidder samtidig som CEO i virksomheden, der blandt andre også har Preben Damgaard og Lars Seier Christensen som en del af ejerkredsen på i alt otte ejere, herunder mange branchespecialister inden for regnskabssoftware.

Bonusafsnit: Skriv dig op til Fremtidens Regnskab anno 2018

I februar 2017 holdt jeg sammen med FSR – Danske Revisorer og Preben Damgaard et seminar for 800 revisorer, bogholdere, CFO’er og softwarepartnere inden for regnskab, hvor vi var rundt om den brede udvikling inden for det digitale regnskab. Næste event afholdes i januar/februar 2018 i både København og Aarhus, hvor vi tager konkrete regnskabstendenser op og klæder branchen på til fremtiden med konkrete værktøjer og præsenterer de nye arbejdsprocesser og forretningsmodeller.

Der er to billettyper: Gratis for første del (3 timer) og 499 kr. for anden del (3 timer), og du kan allerede nu skrive dig op til at modtage information, når vi offentliggør de nærmere datoer, talere og oplægsemner.

Den hudløst ærlige konklusion om fremtiden

Tid er penge, og det har været branchestandarden, at man fakturerer medgået tid. Den tid er forbi og på vej i glemmebogen med stormskridt, hvorfor jeg anbefaler, at man som regnskabsmand/kvinde begynder at introducere de nye forretningsmodeller, hvor man sælger et fast abonnement eller arbejder per enhed (fx per bilag, per lønseddel eller et fast abonnement for en pakke, som indeholder et maksimumforbrug). Alt peger i retning af, at med automatiseringen gøres ting hurtigere, og du kan derfor ikke længere satse på at udføre de samme arbejdsopgaver på samme tid eller binde din omsætning op på, at ting skal tage tid. Nogle undersøgelser viser, at du bliver 10 gange mere effektiv inden for fx bogføring af almindelige bilag, og at prisen for bogføring af bilag, fra de opstår, til de er bogført, går fra 30 kr. til 3 kr.

Teknologien er kommet for at blive, og hver gang, du venter, kommer du en dag bagud, for sådan er det med teknologi. Du må gerne være kritisk over for udviklingen, men selv hvis du kun har fem år tilbage i branchen, bør du tænke kraftigt over, om du kan fortsætte med regnskab, som du altid har gjort det.

Jeg håber, at mit indspark har sat nogle tanker i gang, og at du nu også går en lys fremtid i møde.

Toke Kruse
Serieiværksætter, forfatter og foredragsholder

Mine kontaktdetaljer
Mail: toke@bilagscan.dk
Telefon: 51 95 75 15
Bilag: www.bilagscan.dk
Regnskabsprogram: www.billy.dk
Lønprogram: www.salary.dk
Facebook: www.facebook.com/tokekruse