(Uddrag fra bogen Fra Madpakker Til Millioner)
Mit cheat sheet er en liste med 60 områder, du skal arbejde med. Cheat sheet’et er skræddersyet til dig, der er nyudklækket iværksætter eller direktør, og er skrevet som hjælp til at udvikle et team fra en enkelt til 30 mand. Som chef må du heller ikke glemme dig selv, så du får også nogle menneskelige råd med på vejen. Dem får du brug for, når du skal skabe din egen succes.
Listen er inddelt i fire kategorier: 1) dine personlighedstræk, 2) dine handlemuligheder, 3) fællesskabets værdier og 4) dit teams handlinger. Du kan drage nytte af dem alle, men sørg også for, at teamet lærer sin andel. Det er en proces, som tager tid og kræver tålmodighed.
Er du hoppet på midt i det hele? Så kan du starte ved del 1.
CHEAT SHEET til CEO og ledere i startups del 2/4
– Dine handlemuligheder
Som leder har du brug for en række kompetencer og stålfaste principper, der gør dit arbejde nemt og effektivt. Nedenfor har jeg samlet nogle principper, som jeg selv følger, og som har givet mig et godt afsæt som chef.
Hyr og fyr hurtigt. Det er langt lettere at være chef, hvis man har det rette team med de rigtige kompetencer og den rette mentalitet og erfaring. Især det sidste kan man let komme til at undervurdere, hvis man sidder over for en ambitiøs person. Men erfaring slår alt, fordi du slipper for at gentage tingene igen og igen. Du sparer dermed din kostbare tid og kan – uden at kontrollere det – vide dig sikker på, at den pågældende udfører sit job til punkt og prikke. Hvis du ansætter en uerfaren, der som en del af ansættelsesaftalen kræver en fin titel, vil det være en glidebane. Du forventer, at din nye medarbejder udfylder sin rolle i henhold til titlen. Og din nye medarbejder forventer at være fri for arbejdsopgaver, som han eller hun ikke magter på grund af manglende erfaring. Lad os som eksempel tage en nyansat HR-chef. Det er HR-chefens ansvar at klare alt omkring HR-processer, rekruttering og relaterede opgaver. Som stifter eller direktør kan du godt udpege den form, du ønsker HR-afdelingen opbygget efter, men det daglige arbejde ligger hos den HR-ansvarlige. Og her kommer erfaring ind i billedet, for den uerfarne HR-chef vil have svært ved at gennemskue, hvad der kræves i en sådan stilling – medmindre du er stødt på undtagelsen, der vil gøre alt for at blive verdens bedste HR-chef. Mit råd er derfor: Hyr de rette mennesker til dit team, og hvis du kommer til at ansætte en forkert, så find en anden. Måske lyder det kynisk, men det er nødvendigt for at etablere et team, der kan følge med væksten. Hyr og fyr hurtigt – den største omkostning i en virksomhed er ansættelse af de forkerte. Du skal også vide, hvad du ønsker, når du ansætter juniorer og seniorer. Begge kan have deres berettigelse, men de opgaver, de kan løse, er vidt forskellige.
Anerkend. I en iværksættervirksomhed er der sjældent råd til at betale folk en fyrstelig løn. I stedet skal du sørge for at give dine ansatte anerkendelse på anden vis, fx i form af god feedback. Dermed skaber du både respekt og forståelse i dit team. Det kan være tidskrævende, men tiden er godt givet ud. I et startup er det en billig form for motivation, når lønnen ikke altid matcher markedsniveauet.
Sæt rammer. Det er en stor fejl at overlade alt ansvar til teamet. Det ender hurtigt med en rundkreds og en kollektiv ledelsesform, som er ubrugelig, når virksomheden begynder at vokse hurtigt. Dit team skal vide, at du er chefen, uden at du behøver at sige ”vi gør sådan, fordi jeg er chef”. Du skal sætte grænser og fortælle folk, hvor du bestemmer, og hvor andre bestemmer. Det kaldes forventningsafstemning. Selv trives jeg godt uden grænser, men under opbygningen af et team er det nødvendigt med rammer for frihed, tryghed og kreativitet. Mange mennesker bliver mere produktive og mindre stressede, når de arbejder under faste rammer.
Ros i plenum, ris på tomandshånd. Husk som hovedregel, at ros gives i plenum, mens kritik og ris kun gives på tomandshånd. Det kan være svært helt at styre, men hvis du mestrer denne disciplin, får du mest opbakning hos teamet. Hvis stemningen spidser til, mens I sidder i plenum, må du glide udenom og bagefter tage snakken op under fire øjne. Ved at give konstruktiv kritik og feedback lader du samtidig dine medarbejdere forstå, at det er okay at fejle, for fejl udløser ikke en endefuld.
Tag negativitet i opløbet. Som CEO vil du opleve, at medarbejdere handler efter deres egne interesser, som ikke altid stemmer overens med virksomhedens. Slå koldt vand i blodet og brug din stemme til at gøre teamet klogere, uden at det lyder, som om du bruger din magt eller ikke lytter. Lyt til folk og tal til deres verdensbillede ud fra den opfattelse, at alt sker af hensyn til virksomhedens interesser. Også selvom hele teamet måske ikke kender til sagen. Er du fx under pres for at få budgettet til at hænge sammen, og hvis det ikke umiddelbart lykkes, bliver du tvunget til at fyre en vellidt medarbejder? Forklar, at virksomheden er presset, og beskriv, hvordan I sammen når i mål. Dermed undgår du, at et team bliver splittet, fordi folk ikke ved, hvad der sker, eller der bliver snakket i krogene.
Skab mening for individet. Brug dig selv som rollemodel og gør det, der er vigtigt for virksomheden. Du skal vise, hvorfor vi alle går på arbejde, og guide folk til en større mening end blot at møde 8-16 hver dag. Tænk på, hvorfor du selv går på arbejde, og sæt ord på dine tanker. Fortæl om manden, der fejer på byggepladsen ved en katedral og siger til sin chef: ”Jeg bygger en katedral”. Eller om rengøringsmanden på en rumstation, som sikrer, at astronauten kommer til månen. Rengøring giver i sig selv ikke mening, men det giver mening at gøre rent, hvis der er et større formål. Skab mening. Hvis noget virker meningsløst, så gør noget andet. Det gælder for både små og store ting i dit iværksætterliv – og det samme skal gælde for dit team. Du skal tale til individer og ikke altid til hele teamet. Kend hver eneste personlighed, så du altid kan tage hensyn til den enkelte. Fx vil du opleve, at det ofte er de samme personer i teamet, der modsætter sig enhver forandring og modarbejder dine beslutninger, mens andre altid klapper dig på skulderen og roser dig til skyerne. Opdag de små nuancer i individerne og udpeg de ”besværlige”, når du taler til hele teamet. Dermed sikrer du dig, at du adresserer deres bekymringer. Overser du, at en enkelt medarbejder ser sig sur på en strategi eller på anden måde gør modstand, kan vedkommende ødelægge det for hele teamet og påvirke sine kolleger i en negativ retning.
Dyrk dine ansatte. Især i små teams (op til 20 personer) kan du opbygge et personligt forhold til hver enkelt. På den måde holder du fingeren på pulsen og ved, at hele teamet arbejder med dig i stedet for imod dig eller for sig selv. Det er i øvrigt også sjovere at lede folk, som du kender. Arbejdet kan sagtens række ud over kontoret – som fx at drikke en øl sammen – selvom du er chef. Socialt samvær kan nedbryde afstanden mellem dig og teamet.
Vær træner. Som ny chef finder du ud af, at du slet ikke har tid til at ”arbejde”, fordi op imod 80 procent af din tid går med at lede. Det er helt normalt. Du skal bare sørge for, at dine ledertimer får alle i dit team til at bruge deres tid fornuftigt. Det er i virkeligheden din vigtigste opgave som direktør: at sørge for, at dit team er effektivt og stortrives. Hvis I har mange nye ansættelser og ingen mellemledere, kræver det ekstra hårdt benarbejde af dig. Når I en dag også får mellemledere, er det din opgave at sørge for, at de styrer deres teams ideelt. Mellemlederne skal udfordres, og du skal lære fra dig. På den måde træder du i karakter med din viden, samtidig med at du interesserer dig for dine ansatte.
Læg en tidsplan. En god ramme for en nyudnævnt direktør er en plan for de første 100 dage. Så har du en idé om, hvad du gerne vil bygge de første måneder, og dit team får et klart signal om, hvad der kommer til at ske. 100 dage kan virke som lang tid, men de går hurtigt – både for dig selv og for teamet. Find et format, som du kan bruge til løbende at opdatere teamet om udviklingen. Hvis I er 5-10 personer, vil det formentlig give mening med en større opdatering en gang om måneden. Selv har jeg aldrig skrevet mere end én A4-side.
Giv direktøren fri løn. I Billy bestod lønforhandlingen med min administrerende direktør i, at jeg spurgte, hvad han kunne få andre steder, og så fik han det. Udover det fik han ejerandele i stedet for en bonusordning, så han løbende blev medejer af virksomheden, i takt med at han skabte resultater.
Omgiv dig med folk, der er klogere end dig selv. Find folk, der har prøvet mere og er klogere end dig – især på områder, som du ikke selv er ekspert i. I al min tid som iværksætter har mit netværk altid omfattet personer, der har været mere erfarne og dygtigere end mig. Populært sagt har jeg haft mentorer, der løbende har sparret med mig. Du kan fx få et advisory board eller en officiel bestyrelse. Hvis du sidder fast i et job og er bange for at springe ud som iværksætter, så lad være med at gøre det alene. Find en eller flere, der har prøvet det før og derfor forstår spillets regler.
Lyt til markedet. Hvor banalt det end lyder, skal du lytte til folk. Ikke blot i klassisk forstand med læs, lyt og forstå, men læg øre til de små signaler. Hvis folk ikke henvender sig og af sig selv efterspørger dit produkt, har du et problem. Lytter du omvendt til markedet, kan du hente fremgang og vækst. Men du skal også sortere fra. Det sker ikke sjældent, at autoriteter tager fejl eller omtaler et givent problem ud fra deres egne, modsatrettede interesser. Derfor er det også en god idé at bide mærke i, hvem der bliver ”provokeret” af det, du gør. Det kan nemlig være tegn på, at du gør noget rigtigt. Når folk har svært ved at tilpasse sig forandringer, forsøger de tit at holde fast i det nuværende ved at modsige nye idéer.
Dyrk dit talent. Find dit talent og gør mere ud af det. Du skal stræbe efter at være specialist, ikke generalist. Generalister er der nok af, men hvis du kan blive ekspert og optimere dine færdigheder på et snævert felt, bliver det mange penge værd for dig og virksomheden. Jeg har fx været eminent til at bygge virksomheder op omkring relevante problemer og investere i rette tid. Omvendt har jeg aldrig været god til at opstille strukturer for andre, måske fordi jeg er for ambitiøs. Dyrk derfor dine færdigheder og bliv endnu bedre til det, du i forvejen er god til.
Gør dig selv uafhængig. Bliv uafhængig af dit eget firma. Med det mener jeg, at iværksætteri handler om at stifte virksomheder og bevise sin idés værdi – ikke om at drive et selskab som direktør. Derfor er jeg fortaler for, at iværksættere gør det, de er bedst til, i stedet for at tro, at de er verdensmestre i begge discipliner. Skomager, bliv ved din læst, som man siger.
Brug tiden fornuftigt. For mig er det at være i god tid ren spildtid. Du har ikke flere timer i døgnet end andre, så tidsoptimering og prioritering er alfa og omega. Hele vejen op igennem folkeskolen og gymnasiet mødte jeg hellere for tidligt end for sent. Derefter indså jeg, at det var spild af tid at vente i et tomt klasselokale. I dag kommer jeg ind imellem for sent til møder, misser et tog eller fravælger at deltage i et møde. Min pointe er, at du skal bruge din tid fornuftigt. Men jo da – du skal selvfølgelig være punktlig ved de vigtigste møder.
Bebrejd ikke andre. Som iværksætter eller direktør møder du mange mennesker, som ikke lever op til aftaler, eller kollegaer, som skuffer dig. Men tænk på det gamle mundheld om ikke at bebrejde manden på bænken, men i stedet spørge ham, hvorfor han sidder der. Det kan bruges i mange sammenhænge, især når folk handler på en måde, som kommer bag på dig. Før du bebrejder folk for deres handlinger, skal du tænke over, hvorfor de mon gør, som de gør.
Glem andre. Tænk ikke for meget over, hvad andre tænker om dig. Det kan du alligevel ikke styre. Ved at ignorere den slags får du en større ro, som du har brug for, når du tager svære beslutninger og møder modstand undervejs.
Gå efter proaktivitet. Som iværksætter handler du naturligvis selv proaktivt, men du kan ikke være sikker på, at andre også gør det. Lær derfor dit team denne nødvendige disciplin. Proaktivitet kan være alt fra, at nogen sørger for, at I ikke løber tør for toiletpapir, og til, at man handler aktivt, når problemer opstår, uden at have fået ordre til det. Løs problemer, når de viser sig, for du kan ikke planlægge dig ud af alting. Husk devisen: Successful people are always executing.
Act like a boss. Uddeleger mest muligt og sæt ting i omløb. Som chef må du ikke være så overbeskyttende over for dit team, at du ikke vil bebyrde dem med opgaver. Det er din pligt at uddelegere opgaver, herunder dine egne, som andre kan løse godt nok – ikke nødvendigvis perfekt, men godt nok. Det betyder i al sin enkelhed, at du helt bevidst sørger for at få ledig tid ved at lade andre udføre en del af arbejdet. Dermed kan du koncentrere dig om strategi og essentielle møder og i det hele taget optræde som chef. Når du har et team på 20 personer, vil du opleve, at du ikke får noget fra hånden i løbet af dagen, fordi dit team trækker i dig, og nye udfordringer opstår. Det er sundt ind imellem at se organisationen lidt på afstand, så du kan tænke mere end blot en dag eller to frem. Tænk flere år og mange træk frem – hele tiden.
Benyt et running forecast. Du skal altid have styr på likviditeten, men her kommer du i karambolage med bogholderen, der betragter likviditet og budgetter med helt andre øjne, end du gør. En bogholder opfatter det som sin pligt at sørge for, at tingene stemmer på øre. Omvendt er det din opgave at sørge for, at der er penge til at betale regningerne, samt at vide, hvornår kassen eventuelt bliver tom, og du måske skal i gang med en fyringsrunde. Brug tid sammen med den ansvarlige for budgettet og regnskabet, hvis du ikke selv står for det. Tiden er godt givet ud, og det er en effektiv måde at have fingeren på virksomhedspulsen på et faktuelt grundlag. Det, du har brug for, er et running forecast udover dit almindelige budget og likviditetsbudget. Gamle, skolede bogholdere fra de store revisionshuse betragter det som et faresignal, hvis du ændrer i budgettet – derfor er den slags i deres øjne bandlyst. Men det er måske det dårligste råd, du kan få, så blæs på det. Af samme grund må du ikke outsource den del, men som minimum følge budgettet på nært hold. Det lyder som en selvfølge, at et budget tilrettes løbende, efterhånden som din forretning vækster, men for en bogholder er det en smertefuld, forkastelig handling.
Undgå micro-management. Accepter, at du ikke kan micromanage dit team – også selvom du har svært ved at lade være. Du skal give dit team tillid og efterleve det. For det første har du ikke tid til at gå i detaljer med hver enkelt medarbejders arbejdsopgaver, for det andet undergraver du det ansvar, som følger med en stilling. Du vil ikke ønske dig et team af mennesker, der ikke selv kan tage beslutninger og levere. De skal derimod være selv-tænkende og proaktive. Gør det muligt for dit team at træffe afgørelser selv, så vokser hver enkelt medarbejder og påtager sig mere ansvar.
Adresser problemer. Jo flere I bliver på et team, jo flere problemer vil der som regel opstå. Det er dit ansvar at foregribe og adressere dem på en rationel måde, hvor du udviser forståelse for folks forskellige opfattelser. Ethvert problem har en løsning, så mit bedste råd er, at du går til problemer på logisk vis og eventuelt spørger teamet til råds. Ofte ligger med-arbejderne inde med svaret, og når du inddrager dem, tager de del i at få tingene løst.
Få luft. Mange iværksættere tror, at de hele tiden skal have noget at tage sig til. Jeg er tilhænger af en anden tilgang: Sørg for, at du har tid i kalenderen og ikke konstant booker dine dage op. Du kan købe meget, men ikke tid – uanset hvor rig du er. Ingen er så uundværlige, at de ikke kan parkere nogle opgaver og få ledige stunder i deres kalender. Det er ikke spildtid at slappe af eller læse en bog. Jeg forsøger at læse en bog hver måned og skriver selv en hvert år, mest af alt for at få luft langt væk fra det ”sædvanlige” arbejde.
Det var mine bud på, hvordan du får et godt afsæt som chef. Næste del handler om fællesskabets værdier, og hvordan du opstiller de rigtige rammer for teamet. Følg med her på siden, og husk at du kan få hele mit samlede cheat sheet og mange andre guldkorn i min nye bog Fra Madpakker Til Millioner. Køb den som e-bog eller lydbog her på siden, eller få fingrene i et fysisk eksemplar på Saxo.com
