(Uddrag fra bogen Fra Madpakker Til Millioner)
Mit cheat sheet er en liste med 60 områder, du skal arbejde med. Cheat sheet’et er skræddersyet til dig, der er nyudklækket iværksætter eller direktør, og er skrevet som hjælp til at udvikle et team fra en enkelt til 30 mand. Som chef må du heller ikke glemme dig selv, så du får også nogle menneskelige råd med på vejen. Dem får du brug for, når du skal skabe din egen succes.
Listen er inddelt i fire kategorier: 1) dine personlighedstræk, 2) dine handlemuligheder, 3) fællesskabets værdier og 4) dit teams handlinger. Du kan drage nytte af dem alle, men sørg også for, at teamet lærer sin andel. Det er en proces, som tager tid og kræver tålmodighed.
Er du hoppet på midt i det hele? Så kan du starte ved del 1, del 2 eller del 3.
CHEAT SHEET til CEO og ledere i startups del 4/4
– Principper for teamet
Hvis I arbejder efter de følgende principper, skaber I et succesrigt team. Men husk, at alle skal følge dem. Du kan ikke gøre det alene.
Forandringer tager tid. Du skal acceptere, at enhver forandring er en langsommelig proces, især når dit team vokser til over 10 personer. Som chef kan du få en idé i dag, men før teamet kan realisere den, teste den og lancere den, kan der gå lang tid. Hav derfor stor respekt for dine mellemlederes vurderingsevne og lyt til dem. Så kan du bedre afstemme dine forventninger til resultaterne, og dit team vil føle, at du sætter pris på deres mening. Det giver alt sammen et bedre vurderingsgrundlag, som er sjovere at arbejde ud fra. Hvis folk har et medansvar for beslutningerne, går forandringer nemmere igennem. Der er forskel på teamkultur. Det er ikke det samme at være CEO i en teknisk tung virksomhed som i en ”blødere” branche. I Billy var vi drevet af produktet, men da min nye direktør begyndte, var han drevet af procesoptimering, opbygning af afdelinger og andre administrative tiltag, der skulle sikre den langsigtede vækst. Der er stor forskel på, om du taler til et udviklerteam, et salgsteam eller et marketingteam. Tænk derfor på, hvem der er dine modtagere, og tilpas dine ord.
Nul sygdomstolerance. Du skal introducere nultolerance over for stress, forkølelse og lignende. Syge skal simpelthen sendes hjem. For det første skal teamet ikke smittes, og for det andet skal alle vide, at hvis man ikke er frisk, er det okay at blive hjemme, indtil man er rask. Særligt fordi man som regel godt kan tjekke mails og arbejde, mens man sidder forkølet derhjemme. Alle skal have det godt og trives, og dine mellemledere skal derfor forstå nødvendigheden af at se efter tegn på stress eller anden overbelastning. Selv dårlig akustik og dårlige skrivebordsstole kan påvirke effektiviteten og helbredet. Du skal naturligvis også lære dit team selv at sige fra – det er i sidste ende individets ansvar. Og nej, dette punkt blev ikke tilføjet, efter at coronavirussen brød ud. Min holdning har altid været, at kan du smitte andre, bliver du hjemme – både for din egen og især for andres skyld. Mon ikke netop dette punkt ryger ind på enhver leders liste over ”must follow”-principper?
Tillid før kontrol. Dit team skal være udstyret med værktøjer og processer, der gør det let for dig at følge med, selvom du ikke sidder lige ved siden af. Træder du tilbage, mister du den daglige indsigt, hvilket gør, at dine antagelser bliver mindre nøjagtige. I takt med at du kommer på afstand af dit team, bliver dine beslutningsevner på detailniveau forringet. Mind derfor dig selv om, at hvis du har overdraget ansvaret til andre, skal du sørge for at blive opdateret af dem. Hvis du føler, at du får for lidt information, så tilpas dine KPI’er.
Erfarne mellemledere. Min klare anbefaling er, at du skal ansætte erfarne mellemledere i stedet for at finde en uerfaren internt. En udefrakommende skal dog besidde en vis autoritet, så teamet straks accepterer ham eller hende som chef. Det kan være fristende at forfremme ambitiøse personer, men hvis de ikke har erfaringen, vil det koste på bundlinjen i de første par år, mens en dreven mellemleder er klar fra første dag. I vækstfasen, når du går fra 10 til 20 medarbejdere, skal du forsøge at finde mellemledere, som tidligere har arbejdet i en iværksættervirksomhed. Hvis man kommer direkte fra en større virksomhed, hvor der er folk til alle arbejdsopgaver, kan man let føle sig overkvalificeret. Et af kendetegnene for vækstfasen er de manglende faste rammer, og at hver enkelt medarbejder kan have mange forskellige kasketter. Mellemledere bør i øvrigt afholde 14-dages- eller måneds-møder, så afdelingerne kan dele viden på tværs.
Tretrins-tilgangen. Mennesker trives bedst med gentagelser og afskyer ofte forandring. Derfor arbejder jeg altid med den klassiske tretrins-tilgang: Sig, hvad du vil sige, sig det, og sig, hvad du har sagt. Denne model benytter jeg ved møder, præsentationer, større opdateringer og generel kommunikation med teamet. Fx: 1) vi skal tale om investering, 2) fordi vi inden for seks måneder skal rejse penge til at udvide virksomheden og 3) i de næste par måneder fokuserer vi derfor på at rejse penge til virksomheden, så vi kan fortsætte med at udvide i det hidtidige tempo. Alle på teamet bør præsentere tiltag på denne måde.
Problem, løsning, gevinst. Tre punkter, der opsummerer, hvorfor jeres virksomhed er sat i verden. Hele dit team skal være klar over, hvilket problem I skal løse, hvordan I løser det, og hvad gevinsten bliver. Disse tre punkter, problem, løsning og gevinst, er generiske i alt det, du som direktør arbejder med. Du kan bruge dem, hvis du skal rejse penge til virksomheden, eller hvis du skal afholde en præsentation: ”Selvstændige har problemer med at betale moms og holde et økonomisk overblik (problem). Derfor har vi udviklet et brugervenligt regnskabsprogram (løsning), så selvstændige betaler den korrekte moms til tiden og får mere overskud til sig selv (gevinst)”. Denne forklaringsmodel skal alle ansatte kende, og du kan selv få gavn af den, når du skal fortælle om jeres arbejde.
Visuelle hjælpemidler. Pep møderne op og bliv en bedre formidler ved at bruge visuelle elementer i din præsentation. Det kan være en plakat, en tavle eller noget helt tredje, som både hjælper dig til at forklare dit budskab og gør det nemmere for modtageren at forstå. Det gælder også, når du kommunikerer med dine kunder – forstærk budskabet med virkemidler som PowerPoint-præsentationer. Hvor svært er det egentlig at kommunikere selv simple budskaber i en organisation? Se med her.
Enhver er ansvarlig for sit område. Alle i din virksomhed skal påtage sig deres del af ansvaret. Hvis du ansætter ledere eller managere, skal du holde dem ansvarlige for deres arbejdsområde. Af samme grund skal du undlade at kaste om dig med titler uden at fortælle, at der følger et ansvar med. Lever man ikke op til sin jobtitel, er man på den forkerte hylde. Jeg har selv fejlet ved at lade nyansatte få frit valg på alle hylder, og det gav bagslag. Især unge fra diverse businessuddannelser vil gerne være ledere, for det er jo det, de er uddannet til. Men at være leder er en praktisk rejse, ikke en boglig. Hold derfor igen med de fine titler, ellers går der inflation i dem, og de unge aner ikke, hvad de går ind til. De vil bare gerne være ledere. Du må godt udstyre folk med titler, men det skal være for at gøre det lettere at vide, hvem der har ansvar for hvad. Vi skal ikke have titler for titlernes skyld. Samtidig skal du holde folk ansvarlige, så de ved, om de er bagud, blot lever op til forventningerne eller overpræsterer. Når du ansætter en ny medarbejder, kan du fx udfærdige to forskellige jobbeskrivelser: én til en leder og én til en medarbejder uden større ansvar. I beskrivelsen skal der tydeligt stå, at ledere har et stort ledelsesmæssigt og strategisk ansvar, som unge sjældent kan honorere.
Styr på nøgletal. Da vi stod foran salget af Billy, kunne vi præcist redegøre for vores nøgletal, analyser og måder at arbejde på – og det var penge værd. Tilfældigheder eller mave-fornemmelser er gode i virksomhedens startfase, men fra fx 500.000 i MRR og opefter skal tallene struktureres. Du skal fra starten måle på de vigtigste nøgletal (omsætning, antal kunder, vækstindikatorer, frafald o.l.), men kan relativt tidligt identificere kernekunder gen-nem simple spørgeskemaundersøgelser. På den måde ved I, hvem der bruger jeres produkt.
Forandringsparathed. Begreber som forandringsparat og tilpasningsdygtig stammer fra evolutionsteorien og er ofte totalt undervurderede. I et startup skal du være indstillet på at tilpasse dig meget, både når det går godt og skidt. Går det godt, skal du være klar til at ændre processer i virksomheden og gøre plads til mellemledere, men hvis det går skidt, skal du være klar til at skære forretningen til.
Timing. Timing er afgørende for en iværksætter. Hvis du vil have succes, skal du se efter signaler som fx markedstrends, og om markedet er med dig, før du kaster dig over en ny strategi eller virksomhed. Du kan ikke slå markedet, men du kan ride med på en bølge. Denne strategi har fungeret for mig, og både Billy, Salary og Paperflow er gode eksempler på virksomheder, som har markedet med sig, fordi digitalisering af regnskab er oppe i tiden forstået på den måde, at virksomhederne både har behovet og efterspørger en løsning. Billy er ikke vækstet, fordi konkurrenterne har mistet kunder, men fordi flere og flere virksomheder flytter deres regnskab op i skyen og væk fra Excel-arkene. Samtidig presser loven og reglerne på for at digitalisere alt.
Grundighed. Jeg ser alt for mange halvhjertede produktlanceringer eller koncepter, som med garanti spænder ben for enhver succes. Derfor opfordrer jeg alle nye iværksættere til at gøre deres arbejde ordentligt. Konceptet skal være gennemarbejdet, der skal være gode billeder af teamet samt et professionelt logo, og der skal være en virksomhedshistorie, der sætter gang i alle følelserne. Det er hverken let eller billigt, men nødvendigt, hvis du vil have succes. Når det er sagt, så launch shit, but launch. Over tid kan du bygge videre og finpudse detaljerne. Tro ikke, at du kender kunderne så godt, at du absolut skal sende et førsteklasses produkt på markedet fra dag ét. Jesper Buch siger det samme med udtrykket, at man først bygger en sæbekassebil – man starter ikke med en Ferrari.
Speed of success. Jeg har længe arbejdet med et koncept, som jeg kalder speed of success eller ’S.O.S. or die’. Det betyder, at de, der handler hurtigt og effektivt, får succes, mens andre dør. Problemer skal løses rettidigt og ordentligt. Du får aldrig succes på den lange bane ved at handle kortsigtet, ligesom du heller ikke får succes ved konstant at være hurtig på aftrækkeren. Speed of success handler om at være proaktiv og gøre ting før andre eller hurtigt følge efter dem, som er længst fremme i din kategori. Undgå at dvæle over problemer eller forberede alt, så du aldrig begår fejl, men indret din verden, så du kan handle hurtigt og fikse problemerne omgående. Den, der forstår konceptet, får succes på sit felt. Fx har komikeren Anders Matthesen succes, fordi hans jokes er aktuelle, og de falder straks efter, at han er trådt ind på scenen.
Slow of success. På den anden side kan du ikke gribe hele verden an uden at tænke dig godt om, altså slow of success. Du skal respektere, at ting tager tid, og nogle gange er tålmodighed det eneste effektive middel. Fx forudså jeg, at bogføring ville blive digitalt fem år før markedet begyndte at tilbyde digitale løsninger, men selv i Billy var vi først klar til at udvikle konkrete bogføringsløsninger mange år senere. Vi havde simpelthen for travlt med alle mulige andre og vigtigere funktioner, som vi prioriterede højere. En idé kan opstå på et par sekunder, men tager måneder og år at udvikle. Især som iværksætter inden for software er det en præmis, man skal være med på.
Originalitet. Arbejd altid hen imod at skabe unikke og originale produkter, hvis du vil have succes. Vejen til førstepladsen er ikke at kopiere sig igennem sit erhvervsliv. Du når højst til en plads på skamlen, hvis du nøjes med at efterligne det, andre har lavet. Billy handlede ikke bare om regnskab, men om at anskue markedet på en ny måde. Du må gerne blive inspireret af andre, men kopiering duer ikke for en iværksætter, der vil have hjertet med. Nogle vil sige, at Rocket Internet er bevis på, at man godt kan efterligne sig til succes, men hvad består succesen så i? At tjene mange penge? Analysér markedets udvikling, men skab dit eget. Det er langt sjovere.
Intet er umuligt. Alt kan lade sig gøre, men det kræver hårdt arbejde, kreativitet og nogle gange en vis portion tålmodighed. I min verden er intet umuligt. Med den tankegang kan du udfordre markedet med nye, geniale tiltag. Hvis ikke du tænker højtravende og vildt, lader du dig begrænse af, at ting er, som de er. Sagt på engelsk: Nothing is impossible unless you have a mind of a poor man.
Prioritering. Sortér i dine opgaver efter 80/20-reglen, der sikrer, at du aldrig bliver en flaskehals for vigtige projekter. Der kan sagtens være ting, du ikke prioriterer, men sørg for at fortælle det til andre, så kommunikationen er klar. Du opnår 80 procent af dine resultater gennem 20 procent af din indsats, og det samme gælder for de tiltag, I igangsætter. Desværre kan man ikke altid udpege de mest effektive tiltag på forhånd, og derfor bør iværksættervirksomheder søsætte flere skibe samtidig for at se, hvilke der kan flyde.
Plads til meninger. Jo stærkere en chef du er, jo sværere kan det være for dit team at sige fra og komme med forslag. Men det skal være en selvfølge, at alle bringer idéer og forslag til bordet. Hvis du giver feedback og plads til andres meninger, lytter de også til dig. Din rolle er at sortere i forslagene, ligesom du skal lære at skære igennem og forklare, hvorfor du måske vælger en anden vej.
Aldrig for travlt. Jeg har det grundprincip, at man aldrig må have så travlt, at man ikke kan kaste sig over noget, der pludselig viser sig at være vigtigere end det, man er i gang med. Som amerikanerne siger: Busy little bees are never too busy to make things happen. På godt dansk: Skal du have noget gjort, så gå til en travl mand eller kvinde.
De 60 principper følger mig overalt. Derfor håber jeg også, at mit cheat sheet har givet dig indblik i de opgaver og pligter, der venter dig som ny direktør eller iværksætter. Du skal være dig selv og lede med hjertet. Tro på, at dit team går i dine fodspor. Gør du det med succes, får du også et loyalt team. Dette cheat sheet kommer fra min nye bog Fra Madpakker Til Millioner. Køb den som e-bog eller lydbog her på siden, eller få fingrene i et fysisk eksemplar på Saxo.com, hvis du vil have flere genveje til succes.
